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13 Ene

RESPONSABILIDADES Y TAREAS CLARAS

RESPONSABILIDADES Y TAREAS CLARAS

En las organizaciones, sin importar tu tamaño o complejidad, una gran parte de los problemas se originan en la falta de claridad en las responsabilidades que recaen sobre cada uno de los integrantes, ó –si dichas responsabilidades se han definido- con frecuencia, se confunden responsabilidades y tareas.

Y adicionalmente, no se cuentan con metas e indicadores que nos permitan evaluar objetivamente si el individuo –precisamente-, cumplió adecuadamente con sus responsabilidades, por medio de ejercicio consistente de sus tareas, que son las acciones que le permiten llegar a sus metas medibles.

Responsabilidades

Las responsabilidades son, como su nombre lo indica, los compromisos y obligaciones a las que usted debe dar respuesta por la función que ocupa. Marca los ámbitos en los cuales usted es responsable de tomar decisiones, y generar las acciones necesarias para que los resultados del trabajo se den, en tiempo y forma.

Así lo define la Real Academia Española: “Cumplimiento de las obligaciones o cuidado al hacer o decidir algo.”

No se trata de las actividades a realizar, sino de la finalidad, objetivo o “para qué” de dichas actividades.

Es importante que, para cada responsabilidad mencionada, quede claro cuál es la expectativa a cumplir; la meta,  el resultado final a obtener. Y deben definirse los indicadores que medirán esa  gestión (unos pocos, no demasiados) y cómo generar la información para construir esos indicadores y dar seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades.

Asimismo, también es importante que para cada responsabilidad se establezca el grado de autoridad fijado para dicho puesto. Para la adecuada asunción de una responsabilidad, se vuelve crítico que quede claro cuál es el grado de autoridad que tiene para gestionar cada una de las responsabilidades que le son propias.

Tareas

Una de las más habituales debilidades de las descripciones habituales es que hacen poco hincapié en las responsabilidades, y se centran principalmente en las tareas. Las tareas son las actividades que normalmente se debe ejecutar de manera sistemática y consistente para cumplir apropiadamente con una responsabilidad, y no son exhaustivas, el responsable hará lo que tenga que hacer para cumplir con su compromiso. Para eso tiene el nivel de autoridad adecuado a su responsabilidad.

ÁmbitoPersonaResponsabilidadTareas (enunciativo, no exhaustivo)
FamiliarPadre, MadreCuidar la Salud de Nuestros Hijos
  • Acudir a una revisión médica anual
  • Alimentarles sanamente, permitiendo un consumo limitado de dulces y productos industrializados.
  • Cumplir con su esquema de vacunación completo
EmpresarialVendedorGenerar Ventas de producto X, de acuerdo al presupuesto
  • Prospectar en el volumen adecuado, y con el perfil de prospectos definido
  • Presentar cotizaciones rápidamente
  • Dar Seguimiento sistemático a las oportunidades
  • Cerrar Ventas
  • Dar seguimiento a los clientes actuales para nuevas oportunidades de negocios
EmpresarialJefe de CobranzaMantener la Cartera (cuenta por cobrar a los clientes), sana y bajo control
  • Revisar las facturas antes de su envío a clientes, para evitar errores
  • Generar reportes semanales de antigüedad de cartera y alertar sobre situaciones que requieran acción
  • Enviar estados de cuenta mensuales a clientes
  • Efectuar llamadas de cobranza
  • Efectuar Visitas de Cobranza
  • Cuadrar cobranzas vs. facturas, diariamente

En una organización, lo importante no es cuánto hagas en acciones dispersas, sino cuánto aportes con lo que haces al cumplimiento de una responsabilidad y –a través de ella- y a metas y objetivos concretos.

El hacer foco en responsabilidades e indicadores, que no en tareas, le permite a la persona un mayor nivel de autonomía y creatividad a la hora de escoger el “cómo”, teniendo claro el “para qué” y el “cuánto”.

Así, la mejora continua fluye naturalmente y entonces no sólo tenemos mejores logros sino que también nos sentimos mejor.

¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?

Comentarios e Información:

josevillacis@actioncoach.com

www.coachpepevillacis.com  

Cel. (442) 263 3009

9 respuestas a “RESPONSABILIDADES Y TAREAS CLARAS”

  1. Otto Heraldo Orozco V. dice:

    Estoy interesado en el tema de la responsabilidad para implementar un programa educativo sobre el tema en nuestro centro educativo. En Guatemala los niños, los jóvenes y hasta los adultos carecen de responsabilidad, deficiencia “responsable” de nuestro subdesarrollo.

    • Mireya Mora dice:

      Buenas tardes.
      Con su gran experiencia y conocimiento usted podría decirme hasta donde va mi responsabilidad cuando dirijo personas y las metas no se cumplen

      • Emilio Quijano dice:

        la poca claridad de responsabilidades y tareas es una debilidad en una empresa?

        • Angélica Ruíz dice:

          Me sirvió mucho este artículo para entender la diferencia entre una responsabilidad y una tarea. Gracias.

          • Walter dice:

            Excelentes sugerencias en cuanto a describir las responsabilidades y funciones de un puesto. Lo que sería importante es que aportaras ejemplos, en mi caso si es tanta molestia me indicaras donde encontrarlas.

            Gracias de antemano y felicidades.

            • Teléfono: 503 78863719

          Responder a Emilio Quijano Cancelar respuesta

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