TERCERA CLAVE: REGLAS DEL JUEGO ESTABLECIDAS Y RESPETADAS
No existen reglas precisas para la formación de equipos eficaces. No obstante, se ha comprobado la utilidad de determinadas disposiciones..”. Entre las recomendaciones que plantean están las siguientes:
Los miembros del equipo deben estar convencidos del valor, significación y urgencia del propósito del equipo;
Se desarrollan relaciones cercanas y el grupo muestra cohesión. Hay un fuerte sentimiento de identidad con el grupo y camaradería entre sus miembros. Esta etapa se completa cuando se solidifica la estructura del grupo y este asimiló un “juego común” de expectativas, lo que define el comportamiento de los miembros como correcto, es decir, “las reglas del juego” dentro del equipo.
CUARTA CLAVE: PLANES DE ACCIÓN ESPECÍFICOS Y SUJETOS A SEGUIMIENTO
No sólo hace falta el definir objetivos comunes sino un plan de acción detallado, SMART, con definición de responsables y fechas, como herramienta de seguimiento y realización de los objetivos de un equipo. Primero que nada dicho plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible, no podemos iniciar un plan de acción si no sabemos lo que queremos lograr con él ni en cuanto tiempo. A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo. Las estrategias muestran en forma general lo que se está planeando hacer, sin que se especifique exactamente lo que se va a realizar. Estas estrategias deben mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de acción.
Después de esto se deben plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario. Las tareas deben tener tiempos específicos, fechas de inicio y fechas de finalización, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal propósito. Por último, en la parte de planeación, se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben ser quienes están involucrados en la elaboración del plan de acción. Recuerde que los pasos de un plan de acción efectivo son muy sencillos:
1. Objetivo claro, conciso y medible
2. Estrategias que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo
3. Tareas que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las estrategias
4. Tiempos reales de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea
5. Responsables directos de cada tarea
6. Seguimiento constante y evaluación de cumplimiento
7. Evaluación final para replanteamiento del plan de acción o elaboración de otro
Un plan de acción nos permite organizarnos, planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias que repercuten en nuestra eficiencia y competitividad.
En el fondo, tu plan de acción debe ser la respuesta clara a la pregunta: ¿Quién hace qué y para cuándo?
QUINTA CLAVE: APOYO A TOMAR RIESGOS Y DERECHO A EQUIVOCARSE
En un Equipo de Trabajo Efectivo, se estimula la creatividad y la toma de riesgos.
Se estimula a los miembros del equipo tomar riesgos y experimentar soluciones diferentes. Los errores se perciben como parte del proceso de aprendizaje. El mejoramiento continuo solamente se logra cuando se estimula a las personas intentar caminos nuevos y sugerir mejoras sin ser castigados.
Existe, por lo tanto, un ambiente de confianza y apertura. El equipo crea un ambiente que permite a los miembros sentirse cómodos e informales. Confianza reemplaza a temores y las personas están dispuestas a tomar riesgos. Es un ambiente de crecimiento y aprendizaje con personas involucradas e interesadas.
También, comunicación abierta y honesta. Los miembros del equipo sienten libertad para expresar sus pensamientos, sentimientos e ideas. Se escuchan mutuamente y pueden expresar ideas sin ser criticados o avergonzados. Conflictos y desacuerdos se perciben como naturales y se resuelven. Se auto corrige mediante retroalimentación, indicando como la conducta de los miembros afecta al equipo en el logro de sus metas.
Se aprecia la diversidad, que se la valora como oportunidad. Los miembros se perciben como personas únicas con recursos valuables. Se estimula la diversidad de opiniones, ideas y experiencias para evitar un pensamiento uniforme donde las diferencias son vistas como desviación de la norma. Se muestra flexibilidad y sensibilidad hacia los demás.
SEXTA CLAVE: 100% DE PARTICIPACION E INCLUSIÓN DE TODOS
Un sentido de pertenencia. Existe compromiso hacia las acciones del equipo. Existe un sentido de participación y un alto nivel de involucramiento. La percepción: “Soy una parte importante del equipo y lo que hago hace una diferencia” se traduce en un alto nivel de compromiso y orgullo en los logros del equipo.
Interdependencia de los miembros. Necesitan sus conocimientos, habilidades y recursos mutuos para conjuntamente producir algo que solos no podrían lograr tan bien.
Se deben fomentar actividades y ocasiones para que el equipo comparta y conviva, y se fortalezcan los lazos.
SINERGIA: 1 + 1, ES MUCHO MÁS QUE 2
La sinergia probablemente es el resultado más significativo de formar equipos de trabajo. Sinergia significa que el resultado del trabajo en equipo, es mayor a la suma de los resultados individuales. Al trabajar en equipo, las tareas se dividen, se aprovecha la competencia de cada integrante y se alcanza una mayor productividad. Un equipo es un conjunto de personas que se necesitan mutuamente para actuar. Todos los equipos son grupos, pero no todos los grupos son equipos. La noción de equipo implica el aprovechamiento del talento colectivo, producido por cada persona en su interactuación con las demás. Cuando un equipo logra mayor alineamiento, surge una dirección común y las energías individuales se armonizan. Hay menos desperdicio de energía.
Un buen ejemplo es un conjunto musical, en el cual, lo que realmente importa, es que los músicos sepan tocar juntos. Los equipos deben aprender a explotar el potencial de muchas mentes para ser más inteligentes que una mente sola.
La relación de un verdadero equipo es una relación completa. Y una relación completa requiere un pacto; una relación de pacto descansa sobre un compromiso compartido con ideas, problemas, valores, metas y procesos de administración. Los pactos reflejan unidad, gracia y equilibrio.
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