Cuando un equipo de trabajo, es decir un grupo de personas que juntas buscan lograr un objetivo común, tiene claridad, quiere decir que todos tienen una comprensión específica y sin confusiones sobre el trabajo requerido para lograr su objetivo de manera efectiva.
¿Cuál es nuestro objetivo?
¿Cuál es nuestra estrategia para lograr ese objetivo?
¿Cuál es nuestro plan paso a paso?
Como miembro de este equipo, ¿cuál es exactamente mi papel?
¿De qué pasos del plan soy responsable?
¿Qué decisiones tengo la autoridad para tomar?
Y, quizás lo más importante y lo que más se pasa por alto… ¿ante todo, para qué estamos tratando de lograr este objetivo?
Sería maravilloso si la claridad fuera el estado permanente de los equipos. Desafortunadamente, y dado que la telepatía aún no existe en las organizaciones, el estado más frecuente de los equipos es el caos y la confusión. Con el tiempo, a medida que las estrategias cambian, los planes cambian y los equipos crecen, los equipos tienden a confundirse más y más.
Esto se convierte en un gran problema: los equipos confundidos tienen dificultades para lograr sus objetivos, se distraen con el trabajo de baja prioridad, duplican esfuerzos. Se dan cuenta demasiado tarde de que las cosas fallaron (y nadie sabía que quién era el responsable de esa falla). Luego, los plazos se retrasan o la calidad se resiente. E, interminablemente discuten sobre cómo proceder respecto a cómo solucionar las cosas (ya que no está claro quién tiene la autoridad para tomar la decisión).
MOVER EQUIPOS DEL CAOS A LA CLARIDAD ES UNA DE LAS FUNCIONES MÁS VITALES DEL LIDERAZGO.
En un esfuerzo por superar el caos y la confusión, los equipos recurren a interminables correos electrónicos, conversaciones y grupos de WhatsApp y reuniones presenciales o virtuales. Pero estos son síntomas de un problema mayor: la falta de claridad sistemática que permita a las personas concentrarse en su trabajo real en lugar de atascarse en reevaluar continuamente lo que se debe hacer todos los días.
En términos generales, los líderes tienden a sobreestimar la claridad que tiene su equipo. Suponen que el plan ya está claro en sus mentes, y -peor aún- los miembros del equipo no expresan su necesidad de mayor claridad, ya que es vergonzoso admitir que uno no está seguro de lo debe hacer, o para qué, o para cuándo o cómo.
Hay tres tipos de claridad que tienen los equipos de alto rendimiento: claridad de propósito, claridad de plan y claridad de responsabilidad. He aquí por qué cada uno es importante y algunos pasos concretos para lograrlos.
Es importante que todos en un equipo compartan un propósito común, una comprensión clara de para qué están haciendo lo que están haciendo.
Por un lado, esto es por razones prácticas. Los líderes y jefes intermedios tendrán que tomar decisiones en su día a día y el propósito del equipo proporciona el contexto para hacerlo de manera acertada. Un especialista en marketing con claridad sobre los objetivos de sus clientes conectará de manera más efectiva con su audiencia. Un ingeniero con claridad sobre cómo las personas usarán lo que están construyendo puede tomar decisiones de diseño o producción que optimicen la experiencia del cliente. Un vicepresidente con claridad sobre la misión y visión únicas de la empresa se mantendrá enfocado en las iniciativas más importantes para lograr esa misión, en lugar de distraerse con la interminable lista de oportunidades potenciales o lo que están haciendo los competidores.
La claridad de propósito es aún más importante para la motivación, tanto la motivación individual como el tipo de cohesión espiritual que motiva a todo un equipo. Un equipo que realmente entiende y cree con pasión en un objetivo común es un equipo que persevera a través de los difíciles desafíos que enfrenta cualquier empresa o proyecto importante.
“Hagamos que nuestros accionistas ganen mucho dinero” es, de hecho, un propósito. Pero para la mayoría de nosotros, no es particularmente inspirador. Los grandes equipos tienen un propósito que directa o indirectamente contribuye a un mundo mejor. Los equipos más exitosos, importantes y admirados, tienen el tipo de claridad de propósito que sirve al bien común. En ActionCOACH por ejemplo creemos en nuestro propósito de “Abundancia Mundial por medio de la Reeducación en los Negocios”
Utilice la declaración de la misión de su organización, y puede incluso generar una versión propia con su equipo. Pero una vez que lo haya hecho, el trabajo para mantener esa claridad continúa indefinidamente. Cada reunión de equipo, cada documento importante, cada inicio de proyecto, cada evento es una oportunidad para repasar la misión y explicar cómo el trabajo en por comenzar se conecta con la misión de su equipo.
Sabrá que ha tenido éxito en lograr claridad de propósito cuando todos en su equipo puedan responder estas dos preguntas: “Si hacemos nuestro trabajo con excelencia, ¿cómo habremos impactado para un mundo mejor?” y “¿De qué manera el trabajo que estamos haciendo hoy contribuye directamente a ese éxito?” Después de todo, no servirá de mucho moverse rápidamente si no van todos en la misma dirección o si el destino no vale la pena.
Con claridad de propósito, el equipo conoce el destino. Con claridad de planes, el equipo sabe cómo llegar allí. El plan que co-crea con su equipo aterriza la comprensión conjunta de la manera óptima de lograr los resultados y cumplir la misión del equipo.
Por lo general, el plan tiene varias capas, cada una de las cuales se vuelve progresivamente más detallada hasta que haya conectado su misión general con pasos accionables o procesables. Puedes pensar en esto como una pirámide de claridad. El número y complejidad de capas dependerán del tamaño y el alcance de su equipo. Si está al frente de toda una empresa o división, su pirámide podría incluir estos elementos:
Misión: Este es el objetivo ambicioso de su equipo, su razón de ser para el futuro previsible. Todos en el equipo deben saber esto de memoria. Por ejemplo, “La misión de Tesla es acelerar la transición mundial hacia la energía sostenible”.
Estrategia: la estrategia es una explicación sucinta del enfoque de alto nivel que está tomando para lograr la misión. Se sugieere reducir esto a 3 puntos, máximo 5. Idealmente, todos en el equipo estarán muy familiarizados con la estrategia de alto nivel.
Objetivos: Son metas a medio plazo (por ejemplo, un año). Son idealmente medibles. Por ejemplo, se pueden crear alrededor de 15 objetivos de alto nivel para la empresa cada año. Durante el año, una buena práctica puede tener un cartel colgado en las paredes más importantes de la empresa, que incluye misión, estrategia y una lista de los 15 objetivos.
Resultados clave: estos son objetivos a más corto plazo (por ejemplo, un trimestre). Idealmente, los objetivos son medibles, pero los resultados clave tienen que ser medibles. Es posible tener múltiples resultados clave para para contribuir a un solo objetivo.
Proyectos: Estas son pequeñas misiones (por ejemplo, de dos semanas a un año) que un equipo individual (por ejemplo, de 3 a 50 personas) emprende para lograr el resultado clave. Por ejemplo, esto podría ser “Ejecutar una campaña de marketing a nivel nacional para lanzar el nuevo producto X o Y”.
Tareas: son los pasos individuales que deben tomarse para ejecutar el proyecto. Puede que no sea necesario enumerar cada tarea desde el comienzo de un proyecto. Pero vale la pena escribir lo que se sabe y lo que se supone, que quepa máximo en una página.
La claridad en el plan se realiza mejor como un proceso altamente colaborativo (y, en equipos grandes, distribuido jerárquicamente) y no es un proceso para hacerlo y olvidarlo. Con el tiempo, el plan inevitablemente cambia. Por eso que es crucial tener una forma dinámica de mantener a todos en la misma página sobre cuál es el plan de su equipo. Puede ser una revisión trimestral que asegure que todos siguen marchando en la dirección correcta.
Hay herramientas automatizadas para control de avance y cumplimiento de objetivos, treas y proyectos. Mas, lo importante es realmente hacerlo. Si su equipo puede arreglárselas con una gran pizarra en medio de la oficina, eso también funciona. Lo importante es que todos tengan fácil acceso a una fuente precisa de la verdad y el status del plan actual del equipo.
Un equipo tiene claridad de responsabilidad cuando cada persona sabe exactamente qué papel tiene en la ejecución del plan.
En el nivel más básico, esto requiere que cada parte del plan (desde las tareas individuales hasta los objetivos de alto nivel) tenga un propietario o una persona directamente responsable. Generalmente, cada elemento debe tener exactamente un dueño: cuando nadie es responsable de algo, no se hace. Cuando dos o más personas comparten la responsabilidad de la misma tarea u objetivo, es posible que aún no se haga, o que las personas se pisen los dedos. (Una gran cantidad de conflictos de las empresas suelen ser síntoma de que dos personas piensan que son responsables de lo mismo).
La claridad de la responsabilidad también implica definiciones claras de los roles. Es necesario tener una lista o manual de todas las diferentes áreas de responsabilidad de la empresa, de qué es responsable esa área, quién es el propietario y qué implica exactamente esa responsabilidad.
Puede haber equipos completos involucrados en cada proyecto o función, pero para cada uno, debe haber una persona clara y directamente responsable. Para cada posición de jefatura, es saludable de tener una descripción clara de las responsabilidades exactas y los derechos de toma de decisiones asociados con el rol, para que no haya ambigüedad sobre quién es responsable de qué. Igualmente, de cómo se va a medir el trabajo de esa función.
MANTENER VIVA LA CLARIDAD
Como líder, es su responsabilidad no solo crear claridad ahora, sino también estar atento a medida que pasa el tiempo para descubrir las formas en que su equipo carece de claridad y luego trabajar para solucionarlo, un problema a la vez.
La mejor forma de monitorear la claridad es hacer preguntas de manera proactiva a sus compañeros de equipo y usted también invitarles a que ellos pregunten. Ya sea en 1:1, reuniones de equipo o mediante encuestas anónimas puede hacer el tipo de preguntas planteadas al principio de este artículo, y se va a sorprender del nivel de inconsistencia de las respuestas que obtenga. En lugar de desanimarse, puede verlo como oportunidad para hacer que su equipo sea aún mejor.
También puede enfocar sus preguntas de manera específica, preguntándoles qué partes de la misión, la estrategia, el plan o su función no les quedan claras. Y nuevamente, es posible que se sorprenda por el tipo de respuestas que recibe.
La claridad mejora la capacidad de ejecución de un equipo, su capacidad para cambiar de dirección con confianza y su motivación y bienestar general.
ESCALAR LA CLARIDAD
Cuanto más rápido crece el tamaño de su organización y cuanto más rápido crece la complejidad del trabajo, más puede parecer que no tiene tiempo para sentarse y darle claridad a su equipo. Y, sin embargo, ahí es cuando se vuelve aún más crítico tener claridad. La claridad mejora la capacidad de ejecución de un equipo, su capacidad para cambiar de dirección con confianza y su satisfacción general porque las personas tienen más confianza de que están haciendo el trabajo más importante que pueden hacer y entienden por qué ese trabajo u ellos mismos, son importantes en el gran esquema de las cosas.
La claridad nunca será perfecta, pero cuanto más pueda crearla en su equipo, más contexto compartirán las personas al tomar las decisiones difíciles, y todos seguirán moviéndose hacia un buen futuro como equipo y como organización, incluso si el camino es un zigzag.
Basado en el trabajo de Justin Rosenstein
¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?
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